Para cualquier persona en el negocio que mantenga registros

Eliminar un registro demasiado pronto y mantener uno por demasiado tiempo son ambas violaciones. La mayoría de los negocios están cometiendo ambas al mismo tiempo.

La retención es un reloj único para cada obligación de retención que tenga: los siete años del 2257, los periodos fiscales y de nómina, la evidencia de disputas y los archivos de incidentes — y las leyes que establecen que los datos identificativos de una verificación de edad no deben conservarse. No permitirá que un lote se apruebe para su destrucción mientras algo sobre él siga en ejecución.

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El problema

Cada sistema tiene su propio reloj y nadie los supervisa a todos.

Los archivos del 2257 están en una caja fuerte. La nómina reside con un proveedor. El contador tiene los papeles de trabajo fiscales. La evidencia de disputas está en una unidad compartida, y una exportación de verificación de edad que alguien descargó en primavera está en otra. Cada uno lleva un periodo diferente, que corre desde una fecha distinta — y algunos llevan la regla opuesta: destrúyalo ahora. El día en que alguien hace limpieza es el día en que uno de esos se equivoca.

7 años

Se conservan 2257 registros desde la creación o la última enmienda o adición — y cinco años después de que el productor deje de operar. El reloj se reinicia cada vez que se modifica el archivo.

28 CFR 75.4 →

$10,000

por instancia, en Texas, para retener información identificatoria de una verificación de edad. La ley que exige la verificación prohíbe conservar lo que esta produjo.

Texas HB 1181 →

4 años

para registros de impuestos laborales, desde la fecha en que el impuesto venció o fue pagado, lo que ocurra más tarde. Tres para la mayoría de los soportes de declaración; seis si los ingresos fueron declarados con menos del 25 %.

IRS →

No marcará un registro como destructible mientras alguna obligación sobre él siga vigente.

No es una advertencia. Es un rechazo, con la razón escrita en él: ¿qué regla, hasta cuándo, o qué retención legal, impuesta por quién. No hay anulación — una anulación es un botón que alguien presiona a las cinco de la tarde del viernes. Una retención termina solo con una razón escrita, una fecha y un nombre. Y un lote pasado la fecha obligatoria de destrucción no puede marcarse como conservado sin una retención activa: permanece rojo, contado en la página principal, hasta que desaparezca.

Cómo funciona

Un registro sobre sus registros, nunca los registros

Nombre de los sistemas

El seguro, el proveedor de nómina, el contador, las unidades de almacenamiento compartidas y la exportación de proveedores. ¿Quién responde por cada uno y dónde se encuentra? Nunca cómo iniciar sesión. Custodian y Doorlist mantienen sus propios relojes para sus propios registros; este es el registro que abarca a todos ellos, incluidos los que no fabricamos.

Ingrese las reglas con fecha

Cada regla es lo que ingresó usted, junto con la fecha desde la cual aplica y dónde la leyó. Un período modificado es una nueva fila, no una edición, y un lote se juzga por la versión vigente en la fecha consultada. Es un historial, no un campo.

Consulte sobre una fecha

Seleccione un lote y una fecha. La retención indica qué sigue activo sobre ella en ese momento y se niega a borrarla si algo lo hace. El mismo lote puede ser rechazado esta semana y permitido el próximo trimestre, y le indicará el día.

Lo que nunca hará

Contiene el registro. Nunca contendrá los registros.

Una herramienta de retención que almacenara lo que estaba rastreando sería la mayor pila de registros en el negocio y la primera cosa que tomaría una violación. Esta registra clase, sistema, ubicación, fechas, conteos y retenciones —y nada que le importaría perder.

No registros, no medios, ni un solo archivo.No hay lugar en el programa para adjuntar nada. Un lote es una línea que describe registros que viven en otro lado.

No credenciales.Registra que existe un sistema y quién lo posee. No hay campo para un nombre de usuario, una contraseña o un enlace con una clave.

No pagos, ni fondos.Nunca se queda en el pago y nunca toca dinero. La categoría del comerciante sigue siendo software.

Tarifa fija. Nunca por registro.Una tarifa que crece con lo que registra es una tarifa que desalienta registrar — y el lote que nadie ingresó es el que se destruye pronto.

Precios

Preciado por negocio, no por registro

Porque lo que nunca debes dejar de hacer es anotar en qué lugar se guardan los registros.

Una oficina

$90/mes

Un solo negocio con un puñado de sistemas.

Registro de lotes y sistemas
Reglas como una historia fechada
Retenciones legales con registros de liberación
La puerta de la destrucción
Fechas de destrucción obligatoria en rojo

La mayoría toma esto

Negocio

$200/mes

Cada sistema que utiliza el negocio, con Callboard o sin él.

Todo en una sola oficina
Sistemas y lotes ilimitados
Toda pregunta realizada hasta una fecha determinada
Negocio cesado: cola de 2257 registros
El reloj en cada obligación

Grupo

$480/mes

Varias empresas bajo un mismo dueño.

Todo en el Negocio
Un registro por empresa
Mantenciones que abarcan varias empresas
Soporte prioritario

Tarifa fija, cobrada mensualmente, cancele cuando desee. Su estado de cuenta bancario dice Software de Retención. Su clave de licencia aparece en su pantalla apenas se confirma el pago.

Pague con tarjeta a través de Square, en la página de pago propia de Square; nosotros nunca vemos ni guardamos su número de tarjeta. O pague con Bitcoin a través de nuestro propio servidor de Bitcoin. De cualquier forma, vuelva aquí, escriba el nombre de su negocio y su clave de licencia aparecerá en pantalla: sin correo electrónico, sin esperar a nosotros.

Preguntas

Las que realmente nos hacen

Nuestro contador y nuestro proveedor de nómina ya mantienen las cosas por el tiempo correcto.

Ellos conservan sus copias por sus razones. La pregunta es qué retiene usted, dónde y si alguien en el negocio sabe cuál de ello puede ir.

La retención no los reemplaza. Registra que retienen algo, quién responde por ello y qué reglas rigen sobre ello —de modo que el día en que alguien limpie la unidad financiera, el programa pueda decir no.

¿Por qué un programa de registros nos indicaría destruir algo?

Porque algunas leyes lo requieren. Texas y Louisiana prohíben a un sitio adulto o a su proveedor de verificación conservar información identificatoria de una verificación de edad. Un período de privacidad publicado para miembros de la UE es una promesa bajo el principio de limitación del almacenamiento.

Un lote posterior a una de esas fechas se marca en rojo en la página principal y no puede marcarse como conservado. Lo único que lo mantiene es una retención legal activa, y luego la retención es la razón, por escrito.

¿Qué pasa si dos reglas entran en conflicto?

Entonces el programa lo indica. Un período mínimo en ejecución sigue rechazando la destrucción, y el lote permanece en rojo si ha pasado una fecha de destrucción obligatoria. Ese conflicto es una cuestión para los abogados, y la pantalla le dice que se trata de uno en lugar de elegir por usted.

¿Esto es asesoramiento legal?

No. Cada fila de regla es lo que ingresó el operador, y cada pantalla que muestra una lo indica. Las filas de demostración se construyeron a partir de fuentes que leemos y citamos, y cada una debe verificarse antes de confiar en ella.

Lo que hace Retención es retener lo que usted le indica y aplicarlo consistentemente a cada lote en cada fecha que consulte —que es precisamente donde el software brilla.

¿Qué obtengo realmente al pagar?

La demostración de esta página es todo el programa, funcionando con registros ficticios. Al pagar, obtiene una clave de licencia: una línea de texto que aparece en su pantalla apenas se confirma el pago; el proceso de pago lo devuelve a nuestra página de agradecimiento, usted escribe el nombre de su negocio y la clave aparece. Péguela en el programa y desde ese momento guarda sus propios registros. Hasta entonces, nada de lo que escriba en él se conserva.

La clave se verifica dentro de la página, en su propia máquina. Nunca nos contacta, por lo que no hay ninguna cuenta y nada sobre su negocio sale hacia ningún lado. Si alguna vez deja de pagar, sus registros permanecen exactamente donde están, solo para lectura, y la opción Exportar le entrega cada uno de ellos.